IT-Outsourcing: Was es ist und wann es sich lohnt

Ohne professionelle IT kann heute kein Unternehmen mehr existieren. Ob kleine oder große Organisation, ob es nur um einfache Workstations für Mitarbeiter, um spezielle Securitykonzepte oder um umfangreiche IT-Infrastrukturen mit großen Serverkapazitäten geht – Unternehmen sind bei nahezu allen Geschäftsprozessen auf eine funktionierende IT angewiesen.

Das kann über interne Ressourcen abgebildet werden, sofern das nötige Know-How, die finanziellen Mittel und die entsprechenden IT-Fachkräfte zur Verfügung stehen. Gerade in Zeiten eines andauernden Fachkräftemangels, der immer umfassenderen Digitalisierung und der damit einhergehenden Spezialisierung in vielen IT-Bereichen, lohnt sich für Unternehmen ein Blick auf das Thema IT-Outsourcing. Durch die Auslagerung von IT Services an externe Dienstleister können Unternehmen Kosten, Nerven und Zeit sparen und mehr Freiraum für andere IT-Kernaufgaben schaffen.Die Definition von Outsourcing

Die Definition von Outsourcing

Aber was genau bedeutet eigentlich IT-Outsourcing? Das Wort Outsourcing verbindet die drei englischen Wörter outside, resource und using miteinander und kann frei übersetzt werden mit „Ressourcen von außerhalb nutzen“. Und genau darum geht es: IT Aufgaben, die bisher im Unternehmen selbst erbracht wurden, werden nun über einen definierten Zeitraum von externen Dienstleistern, so genannte Managed Services Provider (MSP), übernommen, also ausgelagert.

Worum es geht: IT-Outsourcing schnell erklärt

IT-Outsourcing wird von großen internationalen wie auch kleinen mittelständischen Unternehmen angewendet. Der Managed Services Provider, nicht selten sind es IT-Systemhäuser, kann beim IT-Outsourcing entweder nur einzelne IT-Services, wie bspw. die Beschaffung von Hardware, oder aber auch den kompletten IT Support für vorhandene IT-Systeme mit Wartung, Patchmanagement und Pflege übernehmen. In jedem Fall wird er auf einer der drei oder mehreren Ebenen – Infrastruktur (bspw. Rechenzentren, Server, Clients, Clouds), Anwendungen (bspw. Intranet, Software, Websites, Shopsysteme) und Geschäftsprozesse (bspw. digitale Produktentwicklung, Online Marketing, Buchhaltung, IT Consulting) – tätig sein. Dabei kann es vorkommen, dass bereits vorhandene Ressourcen im Unternehmen (Personal, Hardware, Software etc.) an den Managed Services Provider temporär übertragen werden. Umfang und Qualität der zu erbringenden Dienstleistungen werden dabei in vertraglichen Vereinbarungen, den so genannten Services Level Agreements (SLA), detailliert fixiert.

Ein Beispiel für IT-Outsourcing
Machen wir es mit einem Outsourcing Beispiel etwas anschaulicher: Nehmen wir an, ein deutsches mittelständisches Handelsunternehmen aus Dortmund mit 90 Mitarbeitern handelt mit Eisenwaren für die Industrie und ist in den letzten drei Jahren stark gewachsen. Die hauseigene IT wurde aber vernachlässigt und stößt nun an ihre technologischen und kapazitativen Grenzen, da sie bisher von nur einem Administrator betreut wurde. Die Unternehmens-Infrastruktur muss dringend erneut und zugleich erweitert werden, was für den IT Verantwortlichen neben dem Tagesgeschäft aber nur schwer und langwierig zu bewältigen ist. Folglich müsste das Unternehmen mehrere Personen mit dem Hintergrund Fachinformatiker Systemintegration einstellen. Das erweist sich jedoch aufgrund des seit Jahren leergefegten IT-Arbeitsmarkts als äußert schwierig und auch kostspielig. Deshalb beauftragt das Handelsunternehmen einen IT-Dienstleister aus Gütersloh mit der Erneuerung, Integration und zukünftigen Betreuung der Unternehmens-IT. Alle zu erbringenden Dienstleistungen werden in den SLAs festgehalten, der Managed Services Provider kann dem Unternehmen so sein Customer Care-Paket mit den benötigten Dienstleistungen anbieten und die Arbeit direkt aufnehmen.

Gute Gründe für IT-Outsourcing

Bevor aber die Entscheidung für IT-Outsourcing getroffen wird, muss ausführlich analysiert werden, ob es für das Unternehmen tatsächlich sinnvoll ist. Gründe für das IT-Outsourcing gibt es zu Genüge: Einerseits erfordern Beschaffung & Planung, Integration & Betrieb, Wartung & Pflege, Patch- & Lizenzmanagement und viele weitere IT-Aufgaben hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand, der durch eine Auslagerung an einen MSP reduziert werden kann. Zudem müssen sich dadurch Unternehmen nicht mit veralteter Hardware und IT-Systemen rumschlagen. Andererseits fehlen Unternehmen seit Jahren dringend benötigte IT-Fachkräfte im Bereich Informatik, mit denen sie die internen IT-Aufgaben stemmen könnten. Hinzu kommt, dass die allumfassende Digitalisierung immer stärker Spezialwissen in einzelnen IT-Bereichen, bspw. in der IT-Security, fordert. Das kann oft nicht ohne weiteres von internen IT-Managern, die häufig Allrounder sind, abgebildet werden. Deshalb ist das IT-Outsourcing für viele Unternehmen ein durchaus sinnvolles Konzept, um die eigene IT zukunftssicher und stabil aufzustellen.

Vor- und Nachteile von IT-Outsourcing

Ob sich die Auslagerung der IT jedoch lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab und ist auch immer eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung. Gerade wenn die Informationstechnik nicht das Kerngeschäft ist, Spezialwissen gefordert ist oder einfach ungenügende personelle Ressourcen vorhanden sind, bringt IT-Outsourcing viele Vorteile mit sich. Aber natürlich sind mit der Auslagerung von IT-Services auch einige Nachteile verbunden. Allgemeingültige Aussagen können nicht getroffen, pro und contra von IT-Outsourcing hängen immer von individuellen Gegebenheiten ab. Schauen wir uns die Vor- und Nachteile genauer an.

Vorteile von IT-Outsourcing: Ressourcen sparen
Einer der – vor allem unternehmerisch – zentralen Vorteile von IT-Outsourcing ist sicherlich die Einsparung von Kosten für ausgebildetes und weiter zu entwickelndes Fachpersonal sowie die reduzierten Investitionskosten von innovativen Technologien und Hardware. Neue Mitarbeiter müssen gesucht, rekrutiert, angelernt und bei Laune gehalten werden, das ist vor allem in der IT-Branche mit erheblichen Rekrutierungs- und Personal(bindungs)kosten verbunden. Und gerade Modelle wie Hardware as a Service erlauben technisch hoch aktuelle IT-Produkte zum Mietpreis und damit nur zu einem Bruchteil der eigentlichen sofortigen Anschaffungskosten. Das spart nicht nur bares Geld, sondern auch Zeit und bringt Wettbewerbsvorteile. Der Managed Services Provider kann mit seiner Arbeit direkt loslegen und IT-Systeme analysieren, erneuern, warten und pflegen. Gleichzeitig bietet er den Vorteil, spezifische IT-Kenntnisse, bspw. im Bereich Datenschutz, mitzubringen, für eine hohe Ausfallsicherheit zu garantieren und die Soft- und Hardware immer up-to-date zu halten. Insgesamt gewährleisten die Vorteile also sofortige Planungssicherheit – zeitlich wie finanziell. Denn auch die Kosten lassen sich durch die definierten Anforderungen und Aufgaben transparent machen und können klar nachvollzogen werden.

Nachteile von IT-Outsourcing: Daten preisgeben
Neben den Vorteilen existieren natürlich auch einige Nachteile von IT-Outsourcing. Zum einen werden sensible unternehmensinterne Daten in die Hände von Dritten gegeben. Der MSP erhält durch seinen IT-Support Zugriff auf vertrauliche Daten, was im Umkehrschluss ein belastbares Vertrauensverhältnis zwischen IT-Dienstleister und Unternehmen voraussetzt. Zudem besteht das Risiko, dass es bei Störfällen zu Verzögerung im Geschäftsablauf kommt, da die IT Abteilung extern verortet ist. Deshalb sollte ein sofortiger IT Support mit definierten Reaktionszeiten – und wenn nötig 24h-Support – gewährleistet sein, der auch in den SLAs festgelegt ist. Die oben erwähnte Kosten- und Projekttransparenz kann sich auch ins Gegenteil kehren, wenn das beauftragende Unternehmen nur über ein geringes technisches Wissen verfügt und bei jedem IT Service die Notwendigkeit hinterfragt und anzweifelt. Das kann schnell dazu führen, dass ein ungutes Gefühl auf Seiten des Auftraggebers entsteht und die Vertrauensbasis schrumpft. Ebenfalls nachteilig beim IT-Outsourcing kann die Frage der Haftbarkeit sein: Sofern nicht minutiös bei allen eventuellen Fehlern und Störungen (bspw. Datenverlust) vertraglich fixiert wird, wer dafür zu haften hat, liegt die Schuld originär beim Auftraggeber. Das sollte durch einen wasserdichten Dienstleistungsvertrag vermieden werden.

Sonderformen des IT-Outsourcings

IT Offshoring
IT-Outsourcing wird in verschiedenen Formen gelebt, unter anderem aufgrund der technologischen Möglichkeiten auch als sogenanntes IT Offshoring. Dabei werden Teile der Unternehmens-IT an Drittunternehmen aus Übersee ausgelagert, wie man es unter anderem bereits von Call-Centern kennt, die bspw. in Südost-Asien betrieben werden. Für die Unternehmen sind häufig steuerliche Vorteile und geringe Kosten für Personal und Gebäudemiete der entscheidende Faktor für IT Offshoring. Besonders beliebt sind dabei die Zielländer Indien, Sri Lanka, Philippinen, Thailand, China oder Mexiko. Unternehmen sollten sich dennoch gut überlegen, ob sie den Schritt zum IT Offshoring wagen, denn nicht selten sind die Arbeitsbedingungen und die Arbeitsqualität schlechter als in Deutschland und oftmals fallen unternehmerische Risiken wie Wirtschaftsspionage oder politische Instabilität deutliche höher aus.

Tipps, um gute IT-Outsourcing Dienstleister zu finden

Nach all den Informationen über IT-Outsourcing, stellt sich die Frage, worauf man als Unternehmen bei der Auswahl eines Outsourcing Dienstleister achten sollte? Natürlich steht am Anfang die Recherche über unterschiedliche Informationsquellen: Neben grundsätzlichen Unternehmensinformationen, die sich über Google abrufen lassen, kann auch ein Blick in das deutschlandweite Internetagenturranking vom BVDW (Bundesverband Digitale Wirtschaft) oder in die jährliche Studie der Lünendonk GmbH helfen: Ersteres gibt Auskunft über Dienstleister, die Websites und Web-Anwendungen entwickeln, letzteres informiert über Systemhäuser, die klassische Hardware sowie deren Betreuung als MSP anbieten. Weiterhin lassen sich über Ausschreibungen Angebote regionaler Outsourcing Unternehmen einholen, die dann miteinander verglichen werden können und damit vor allem der lokale Markt überprüft werden kann. Lokaler Anbieter sollten insbesondere vor dem Hintergrund schneller Reaktionszeiten und erleichterter allgemeiner Kommunikation berücksichtigt werden.

Nach der Recherche und während der Angebotsphase, sollte im nächsten Schritt unter anderem auf gängige Zertifikate des IT-Dienstleisters geachtet werden (bspw. ISO-Norm 27001 für Datensicherheit). Zudem sollte überprüft werden, mit wem der IT-Outsourcing Anbieter zusammenarbeitet, also über welche Technologie-Partnerschaften er verfügt. Weiterhin sollte die Haftungsfrage (bspw. bei Themen wie Geschäftsprozesse, Konditionen, Kündigungsfristen, Umgang mit Kundendaten, Datenverlust etc.) vertraglich eindeutig geklärt sein, damit klar ist, wer bei welchen Fehlern verantwortlich gemacht werden kann. Die von der Universität Hamburg und dem Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) entwickelte DIN-Spezifikation für das Outsourcing technologieorientierter Dienstleistungen (DIN SPEC 1041), kann beim Transformationsprozess ebenfalls helfen. Sind alle zentralen Fragen geklärt, kann ein Unternehmen enorm vom IT-Outsourcing profitieren.

Sie spielen mit dem Gedanken, Ihre IT oder Teile davon auszulagern? Dann melden Sie sich gerne bei uns, als professioneller Managed Services Provider unterstützen wir Sie gerne bei Ihrem Vorhaben.